Politique de confidentialité de Proprio360

Introduction

Bienvenue sur Proprio360, une plateforme québécoise qui met en relation des particuliers et des fournisseurs professionnels pour des services d'entretien et de travaux résidentiels. La protection de vos renseignements personnels est une priorité pour nous. La présente politique de confidentialité vise à vous informer, en langage clair, des pratiques de Proprio360 quant à la collecte, l'utilisation, le partage et la protection de vos données personnelles, ainsi que de vos droits en la matière. Elle s'applique aux utilisateurs particuliers et professionnels de Proprio360 résidant au Québec, et couvre l'ensemble du site web et des services offerts sur la plateforme.

En utilisant Proprio360, vous consentez aux pratiques décrites dans cette politique. Proprio360 s'engage à se conformer aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi 25 du Québec, ainsi qu'aux principes de base du Règlement général sur la protection des données (RGPD) pour assurer une transparence et une sécurité optimales. Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect de ces engagements.

Renseignements personnels collectés

Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires à la fourniture et à l'amélioration de nos services. Ces informations sont recueillies lorsque vous utilisez notre plateforme (par exemple lors de la création d'un compte, de la soumission d'une demande de service ou de l'offre d'un service). Les types de données personnelles que nous collectons, ainsi que leurs finalités, incluent :

Informations d'identification et de contact

votre nom, prénom, adresse courriel et numéro de téléphone. Ces informations nous permettent de créer votre compte, de vous identifier sur la plateforme et de communiquer avec vous au sujet de vos demandes ou offres de service.

Adresse postale et emplacement des travaux

l'adresse de votre domicile ou du lieu où les travaux/entretiens doivent être effectués. Cette donnée (qui peut être de nature sensible lorsqu'elle correspond à votre résidence) est nécessaire pour mettre en relation les particuliers avec des fournisseurs de services à proximité et pour permettre aux professionnels de se présenter sur les lieux exacts des travaux.

Profil utilisateur

pour les particuliers, vos préférences ou détails fournis concernant le projet (par ex. description des travaux, photos envoyées, disponibilités) ; pour les fournisseurs professionnels, des informations sur votre entreprise et vos qualifications (par ex. nom commercial, domaine d'expertise, numéro de licence ou certification professionnelle si applicable). Ces renseignements servent à personnaliser les offres de service et à assurer la crédibilité des professionnels sur la plateforme.

Informations de paiement

les données nécessaires au traitement des paiements, notamment les informations de carte de crédit ou de débit (p. ex. numéro de carte, date d'expiration et code de sécurité) et l'adresse de facturation le cas échéant. Ces données financières sont considérées comme sensibles ; elles sont collectées afin de permettre aux particuliers de payer les services rendus via la plateforme et aux fournisseurs de recevoir les montants qui leur sont dus. Note : Proprio360 ne conserve pas directement vos informations de paiement sur ses serveurs – celles-ci sont transmises de manière sécurisée à notre prestataire de paiement (Stripe) pour traitement.

Communications et échanges

le contenu des communications que vous pouvez échanger sur la plateforme ou via nos services (par exemple, les messages envoyés entre particuliers et fournisseurs, les avis ou évaluations laissés, ainsi que les enregistrements d'appels téléphoniques ou SMS transitant par nos systèmes si ce service est utilisé via Twilio). Nous collectons ces informations afin de faciliter les interactions entre utilisateurs, d'assurer le suivi des demandes, de résoudre d'éventuels litiges, et d'améliorer la qualité du service (par exemple en assurant un support client efficace et en modérant les contenus si nécessaire).

Données de navigation et techniques

certaines données sont recueillies automatiquement lors de votre utilisation de Proprio360, via des cookies et technologies similaires (voir section « Cookies et technologies similaires » ci-dessous) ou via les journaux de nos serveurs. Il peut s'agir de votre adresse IP, de votre type de navigateur, de votre système d'exploitation, des pages consultées, de la date/heure de vos visites et du dispositif utilisé pour accéder au service. Ces informations nous aident à assurer la sécurité du site, à prévenir la fraude, ainsi qu'à comprendre et améliorer l'expérience utilisateur (par exemple, en corrigeant des bugs ou en adaptant notre interface aux appareils les plus utilisés).

Nous recueillons ces données directement auprès de vous (par exemple via les formulaires d'inscription, de demande de service ou de paiement), et indirectement par le biais de technologies automatisées. Dans tous les cas, nous nous assurons de collecter des renseignements proportionnels à nos objectifs et de ne pas les utiliser à d'autres fins que celles décrites dans cette politique, sauf consentement préalable de votre part ou exigence légale.

Base légale du traitement des données

Proprio360 traite vos renseignements personnels de manière légitime et équitable, en s'appuyant sur les bases légales appropriées conformément aux lois en vigueur. Ces bases juridiques comprennent :

L'exécution d'un contrat

la majorité des traitements de données effectués par Proprio360 sont nécessaires à l'exécution du service que vous avez sollicité. Par exemple, lorsque vous créez un compte, demandez un service ou acceptez une offre, nous utilisons vos données pour remplir nos obligations contractuelles envers vous (mise en relation avec un fournisseur, réalisation du service, facturation, etc.). Sans ces informations, nous ne pourrions tout simplement pas fournir le service attendu.

Le consentement

pour certains traitements spécifiques, nous vous demanderons votre consentement libre et éclairé. C'est le cas, par exemple, si nous souhaitons utiliser vos renseignements à des fins autres que celles initialement prévues, pour l'envoi d'infolettres (newsletters) ou de communications promotionnelles, ou encore pour l'utilisation de certains cookies non essentiels. De même, si nous collectons des renseignements personnels sensibles qui ne sont pas strictement nécessaires à l'exécution du service, nous le faisons sur la base de votre consentement explicite et vous pouvez le retirer à tout moment.

L'obligation légale

nous pouvons être amenés à traiter et conserver certaines données pour nous conformer à des obligations légales auxquelles Proprio360 est assujettie. Par exemple, les lois fiscales exigent la conservation de certaines informations de transaction (factures, historiques de paiement) pendant une durée minimale. De même, en cas de demande légitime d'une autorité publique (mandat, décision de justice), nous pourrions devoir communiquer certaines données conformément à la loi.

L'intérêt légitime

enfin, nous pouvons traiter certains renseignements personnels sur la base de notre intérêt légitime, à condition que cela n'aille pas à l'encontre de vos droits et libertés. Cet intérêt légitime peut inclure l'amélioration continue de nos services (analyse statistique des tendances d'utilisation, feedback utilisateur), la sécurité de la plateforme (détection et prévention des fraudes, des abus ou des failles de sécurité), ou encore la tenue de nos registres internes. Dans tous les cas, nous veillons à ce que cet intérêt légitime soit équilibré et n'empiète pas sur votre droit à la vie privée. Par exemple, si nous utilisons vos données de navigation pour détecter un usage anormal pouvant indiquer un accès non autorisé, nous considérons que cette mesure protège autant vos informations que l'intégrité de notre service.

Lorsque plusieurs bases légales peuvent s'appliquer simultanément, Proprio360 privilégie toujours l'option la plus protectrice de vos droits. Si vous avez des questions sur le fondement juridique d'un traitement particulier de vos données, n'hésitez pas à nous contacter (voir la section « Nous joindre »).

Utilisation des données personnelles

Les renseignements personnels collectés par Proprio360 sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et uniquement dans le cadre du fonctionnement de la plateforme et des services qui vous sont offerts. Plus précisément, nous utilisons vos données pour :

Fournir et gérer les services de la plateforme

Cela inclut la création et la gestion de votre compte utilisateur, la mise en relation des particuliers avec des fournisseurs professionnels correspondant à leurs besoins, le suivi des demandes de service (du dépôt d'une demande à la réalisation des travaux), et la facilitation des communications entre les parties (en acheminant, par exemple, vos messages ou appels via notre application ou nos services tiers d'envoi de SMS/appels).

Traitement des transactions et paiements

Nous utilisons les informations de paiement fournies (par l'entremise de Stripe) pour facturer les clients particuliers pour les services rendus, et pour reverser aux fournisseurs professionnels le paiement qui leur revient. Vos coordonnées peuvent également être utilisées pour vous envoyer des reçus, factures, ou confirmations de transaction.

Communication et notifications

Votre adresse courriel et/ou votre numéro de téléphone peuvent être utilisés pour vous envoyer des communications liées au service. Par exemple, Proprio360 peut vous envoyer des courriels de confirmation d'inscription, de nouvelles demandes ou offres, des notifications de messages, des rappels de rendez-vous ou des mises à jour du statut de vos travaux. Certains de ces messages peuvent être envoyés par le biais de services tiers tels que Postmark (pour les courriels transactionnels) ou Twilio (pour les SMS ou appels automatisés), mais toujours en notre nom et selon nos instructions.

Service client et support

Si vous nous contactez pour de l'aide, pour poser des questions ou résoudre un problème, nous utiliserons les informations pertinentes de votre compte et de vos interactions passées (par ex. historique des services, messages échangés, etc.) afin de répondre à votre demande. Nous pouvons également consulter les enregistrements ou contenus (messages, appels) liés à votre compte en cas de litige entre utilisateurs, afin d'évaluer la situation et de prendre les mesures appropriées.

Amélioration de la plateforme et des services

Les données de navigation et d'usage peuvent être analysées de manière agrégée pour comprendre comment les utilisateurs utilisent Proprio360. Ces analyses nous aident à identifier les fonctionnalités à améliorer, à corriger d'éventuels bogues, à optimiser l'interface utilisateur et plus généralement à adapter nos services aux besoins des utilisateurs. Par exemple, nous pourrions observer une forte demande de services dans une certaine région et décider d'y recruter davantage de fournisseurs, ou analyser les questions fréquentes au support client pour améliorer notre FAQ. Dans cette optique, nous veillons à anonymiser ou regrouper les données lorsque c'est possible, de sorte que les résultats ne permettent pas de vous identifier directement.

Sécurité et intégrité de la plateforme

Vos informations peuvent être utilisées pour assurer la sécurité de Proprio360 et de ses utilisateurs. Concrètement, cela signifie vérifier l'identité des utilisateurs (par exemple, via des courriels de vérification ou des codes SMS lors de l'inscription), surveiller et prévenir les activités potentiellement frauduleuses ou malveillantes (tentatives d'accès automatisé, création de faux comptes, fraude au paiement, etc.), et faire respecter nos Conditions d'utilisation. En cas de détection d'un risque pour la sécurité ou d'une violation potentielle, nous pourrons utiliser les données disponibles pour enquêter et intervenir (par exemple, en suspendant un compte ou en informant les utilisateurs concernés).

Envoi d'informations marketing (si applicable)

(Le cas échéant) Avec votre consentement explicite, nous pourrions utiliser vos coordonnées pour vous faire parvenir des informations sur les nouvelles fonctionnalités de Proprio360, des promotions spéciales, des sondages de satisfaction ou des articles/conseils liés à l'entretien résidentiel susceptibles de vous intéresser. Vous serez libre de refuser ou de vous désabonner de ces communications à tout moment. Si vous ne manifestez pas un consentement à de telles communications, vous ne les recevrez pas. Notez que les communications importantes relatives au service (p. ex. mises à jour de politique, informations de sécurité, notifications de service en cours) ne sont pas de la prospection commerciale et peuvent vous être envoyées même sans consentement préalable, car elles sont nécessaires à la bonne utilisation de la plateforme ou au respect de nos obligations légales.

En aucun cas Proprio360 n'utilisera vos renseignements personnels à des fins incompatibles avec celles décrites ci-dessus sans vous en informer au préalable et, si nécessaire, sans obtenir votre consentement. De plus, nous ne prendrons aucune décision vous affectant de manière significative sur la base de traitements automatisés seuls (pas de profilage ou de scoring entièrement automatisé sans intervention humaine) dans le cadre de notre service actuel. Si cela devait changer à l'avenir, nous vous en informerions et vous donnerions la possibilité de vous y opposer, conformément aux lois en vigueur.

Partage des données avec des tiers

Proprio360 ne vend ni ne loue vos renseignements personnels à des tiers. Toutefois, dans le cadre de l'exploitation de notre service et pour remplir les finalités mentionnées, nous pouvons être amenés à partager certaines données avec des tierces parties de confiance, dans les conditions strictement encadrées décrites ci-dessous. Tout transfert de renseignements personnels à un tiers s'effectue conformément à la législation applicable, notamment l'article 18.3 de la Loi 25 qui permet la communication de données à un fournisseur de services pour l'exécution d'un contrat à condition que des mesures de protection appropriées soient en place. Les catégories de tiers avec qui nous partageons des données sont :

Fournisseurs de services technologiques (sous-traitants)

Proprio360 fait appel à des prestataires externes pour soutenir certaines fonctionnalités clés de la plateforme, notamment :

• Le traitement des paiements : Nous utilisons Stripe pour la gestion sécurisée des paiements en ligne. Lorsque vous effectuez un paiement sur Proprio360, vos informations de paiement sont transmises directement à Stripe qui les traite selon les normes de sécurité les plus strictes (conformité PCI-DSS). Stripe ne reçoit que les données nécessaires (par ex. montants, informations de la carte, nom associé à la carte, adresse de facturation) et ne les utilise qu'aux fins de valider le paiement, de prévenir la fraude et d'exécuter la transaction.
• L'envoi de notifications par SMS et la gestion d'appels téléphoniques : Pour communiquer efficacement avec vous, notamment via des messages textes (SMS) ou des appels automatisés (par exemple pour la vérification de numéro de téléphone ou la mise en relation téléphonique masquée entre un particulier et un fournisseur), nous faisons appel à Twilio. Twilio recevra donc votre numéro de téléphone et éventuellement le contenu des SMS de vérification ou la durée/heure des appels passés par son intermédiaire. Ces informations sont utilisées uniquement pour assurer le service de communication prévu (aucun SMS ou appel non autorisé ne vous sera adressé en dehors du cadre de Proprio360).
• L'envoi de courriels : Les courriels transactionnels ou de service (confirmation de création de compte, notifications de nouvelles offres ou demandes, réinitialisation de mot de passe, etc.) sont expédiés via notre partenaire Postmark. Cette plateforme d'envoi d'emails reçoit votre adresse courriel et le contenu du message à envoyer (par exemple, un résumé de la demande de service ou un lien de vérification), et s'assure de la délivrance rapide et fiable du courriel. Postmark n'utilise pas ces données pour d'autres finalités.

Chacun de ces fournisseurs de services agit en tant qu'entité traitant les données pour notre compte (aussi appelés « sous-traitants » au sens de la loi). Cela signifie qu'ils sont contractuellement tenus de protéger la confidentialité de vos renseignements, de ne les utiliser que pour rendre le service demandé, et de ne pas les conserver au-delà de la durée nécessaire. Nous sélectionnons nos partenaires avec soin et nous nous assurons qu'ils offrent des garanties suffisantes en matière de protection des données (par exemple, ces entreprises sont conformes aux normes de sécurité internationales et possèdent leurs propres politiques de confidentialité strictes). Si vous souhaitez en savoir plus, nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité de ces fournisseurs tiers (disponibles sur leur site web respectif).

Autres utilisateurs de la plateforme

Proprio360 est par nature une plateforme collaborative de mise en relation. Ainsi, certaines de vos informations sont partagées avec d'autres utilisateurs uniquement lorsque cela est nécessaire à l'exécution du service demandé :

Pour les particuliers (clients) : Lorsque vous soumettez une demande de service, les fournisseurs professionnels susceptibles de répondre à votre demande peuvent voir des informations de base vous concernant, telles que votre prénom, la première lettre de votre nom (pour préserver votre anonymat initialement), la localisation générale du projet (par ex. le quartier ou la ville, et/ou un aperçu cartographique) ainsi que les détails que vous fournissez sur la nature du service recherché. Si vous acceptez l'offre d'un fournisseur et engagez ses services, ce fournisseur aura alors accès à vos coordonnées complètes nécessaires pour effectuer le travail (par ex. nom complet, adresse exacte des travaux, et numéro de téléphone pour vous joindre si besoin). De même, à l'issue d'un service, si la fonctionnalité d'évaluation existe, le fournisseur pourra voir l'avis/commentaire que vous avez laissé à son sujet.

Pour les fournisseurs professionnels : Lorsqu'un particulier poste une demande dans votre domaine, vous pouvez voir les détails du besoin et le secteur où il se trouve afin d'y répondre. Si le client choisit votre offre, celui-ci pourra accéder à vos coordonnées professionnelles pertinentes pour la réalisation du service (par ex. nom ou raison sociale, prénom et nom du représentant, numéro de téléphone professionnel, etc.). Par ailleurs, les particuliers avec qui vous travaillez peuvent, une fois le service terminé, voir et laisser des avis sur votre profil que les autres utilisateurs de Proprio360 verront également.

En résumé, ce partage interne d'informations entre utilisateurs n'a lieu qu'après qu'une mise en relation a été acceptée de part et d'autre, et dans la mesure strictement nécessaire à la prestation du service. Chaque utilisateur (particulier ou fournisseur) a l'obligation de ne pas utiliser les informations reçues de l'autre partie à des fins extérieures au service convenu, et de respecter la confidentialité de ces échanges. Proprio360 ne communique jamais aux fournisseurs plus d'informations personnelles sur un particulier que celles qu'il a lui-même fournies sur la plateforme. De même, les particuliers n'obtiennent accès qu'aux informations nécessaires pour évaluer et contacter un fournisseur, mais pas à des données sensibles comme ses informations de paiement.

Partenaires commerciaux (le cas échéant)

Actuellement, Proprio360 ne partage pas vos renseignements personnels avec des partenaires commerciaux tiers à des fins de marketing ou de prospection hors de la plateforme. Si à l'avenir un tel partage devait être envisagé (par exemple, s'associer avec une entreprise offrant des services complémentaires), nous vous en informerions clairement et obtiendrions votre consentement préalable si requis.

Transferts d'entreprise

Si Proprio360 fait l'objet d'une fusion, d'une acquisition par une autre société, d'une réorganisation ou de toute autre transaction menant à un changement de contrôle de l'entreprise, les données des utilisateurs pourraient faire partie des actifs transférés. Dans une telle éventualité, nous veillerons à ce que la confidentialité de vos renseignements soit maintenue et nous vous informerons avant que vos données ne soient soumises à une nouvelle politique de confidentialité. Vous auriez alors la possibilité de demander la suppression de vos informations préalablement au transfert si vous le souhaitez, dans la mesure permise par la loi.

Obligations légales et protection

Enfin, il peut arriver que nous devions divulguer certaines données personnelles pour nous conformer à une obligation légale, à une demande des autorités ou dans le cadre d'une procédure judiciaire (par exemple, en réponse à un mandat de perquisition, une ordonnance du tribunal ou toute demande valide émanant d'un organisme d'application de la loi). Nous pourrions également partager des informations si cela s'avère nécessaire pour faire respecter nos conditions d'utilisation ou d'autres ententes, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de Proprio360, de nos utilisateurs ou du public. Ce type de communication de renseignements personnels sans consentement de la personne concernée n'est effectué que conformément aux exceptions prévues par la loi (par exemple, communication nécessaire dans le cadre d'une poursuite judiciaire, pour la prévention ou la détection de la fraude, ou en situation d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne). Le cas échéant, nous documenterons toute telle communication conformément aux exigences réglementaires.

Transfert de données à l'extérieur du Québec

Proprio360 est une plateforme basée au Québec et destinée aux résidents du Québec. Vos données sont majoritairement hébergées au Canada. Cependant, certains de nos fournisseurs de services externes (tels que Stripe, Twilio ou Postmark mentionnés ci-dessus) peuvent stocker ou traiter les informations aux États-Unis ou dans d'autres juridictions. Lorsque vos renseignements personnels doivent être communiqués hors Québec, nous effectuons au préalable une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et nous nous assurons que ces renseignements bénéficieront d'une protection adéquate, équivalente à celle exigée au Québec. Cela peut inclure la mise en place de clauses contractuelles rigoureuses avec le destinataire des données, l'exigence que ce dernier adhère à des cadres de protection reconnus (par ex. des certifications internationales en matière de sécurité), et la vérification que le pays en question offre un niveau de protection juridique suffisant. Notre objectif est de nous assurer que, où qu'elles se trouvent, vos données restent traitées selon les standards de confidentialité et de sécurité les plus élevés. Vous pouvez nous contacter pour en savoir plus sur les transferts internationaux de vos renseignements, et les mesures de protection en place à cet égard.

Sécurité des données

Proprio360 met en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la modification ou la destruction. Nous sommes conscients de l'importance des données que vous nous confiez et suivons les meilleures pratiques de l'industrie ainsi que les exigences de la Loi 25 en matière de sécurité des renseignements. Parmi les mesures en place :

Chiffrement des données

Toutes les communications entre votre appareil et notre plateforme sont protégées par un chiffrement de type TLS/SSL (indiqué par le cadenas dans votre navigateur). Cela signifie que les données que vous transmettez via notre site (par exemple lors de la connexion, ou lors d'un paiement) sont cryptées en transit afin d'empêcher qu'un tiers ne puisse les intercepter. De plus, lorsque c'est possible, nous chiffrons également certaines informations sensibles dans nos bases de données ou chez nos fournisseurs (par exemple, les mots de passe de votre compte sont stockés de manière hachée et salée, et non en clair, et les données de carte de crédit sont gérées directement par Stripe qui les stocke de façon chiffrée).

Contrôle d'accès et confidentialité interne

Au sein de Proprio360, l'accès aux renseignements personnels des utilisateurs est restreint aux seuls employés, contractuels ou agents qui ont besoin d'y accéder dans le cadre de leurs fonctions (principe du « besoin de savoir »). Notre équipe est formée aux bonnes pratiques de confidentialité et chaque membre est tenu à une obligation de confidentialité contractuelle. Les accès administrateurs à nos systèmes sont sécurisés (authentification forte, journaux des connexions) et régulièrement revus.

Infrastructure sécurisée

Nous hébergeons la plateforme sur des serveurs sécurisés faisant l'objet de mises à jour régulières et de mesures de protection contre les intrusions (pare-feu, systèmes de détection d'intrusion). Des sauvegardes chiffrées des données sont effectuées périodiquement afin de prévenir toute perte de données en cas d'incident technique. Les locaux ou centres de données de nos hébergeurs sont également sécurisés et certifiés (surveillance 24/7, contrôle d'accès physique, etc.).

Tests et audits

Nous testons régulièrement nos applications et systèmes pour détecter d'éventuelles vulnérabilités. Le code de la plateforme peut faire l'objet de revues de sécurité, et nous appliquons les correctifs nécessaires dès qu'un problème est identifié. En outre, nous tenons à jour un registre des actifs informationnels et des évaluations de risque, conformément à un cadre de gouvernance interne, pour nous assurer que les données sont protégées tout au long de leur cycle de vie.

Mesures organisationnelles

Proprio360 a mis en place des politiques internes en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité, afin d'encadrer nos pratiques (politique de gestion des mots de passe, procédure de gestion des incidents, plan de continuité, etc.). Ces politiques évoluent pour rester conformes aux exigences légales et aux standards du secteur.

Malgré tous nos efforts, aucun système de transmission ou de stockage de données n'est infaillible à 100 %. Nous ne pouvons donc garantir une sécurité absolue. Toutefois, en cas d'incident de confidentialité (par exemple, une violation de données entraînant un accès non autorisé à vos renseignements), nous nous engageons à réagir promptement. Conformément à nos obligations, nous notifierons la Commission d'accès à l'information du Québec et les personnes concernées de tout incident présentant un risque de préjudice sérieux. Vous serez informé des informations concernées, des mesures prises et des recommandations pour vous protéger, le cas échéant. Nous mettrons tout en œuvre pour limiter les impacts d'un tel incident et empêcher qu'il ne se reproduise.

Conservation des données

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, ou pour se conformer à nos obligations légales. La durée de conservation peut varier selon la nature des données et le contexte :

Données de compte

Vos informations de profil (nom, contact, etc.) et le contenu associé à votre compte (historique de demandes, messages, avis) sont conservés tant que votre compte est actif sur Proprio360. Si vous décidez de fermer votre compte, ou si vous nous en faites la demande, nous supprimerons ou anonymiserons ces données dans un délai raisonnable après la clôture, sauf si leur conservation est requise pour l'une des raisons décrites ci-dessous.

Transactions et documents financiers

Les enregistrements relatifs aux transactions effectuées via la plateforme (comme les factures, paiements, preuves de transaction) sont conservés pour la période exigée par les lois fiscales et comptables. Au Québec, cette durée est généralement de 6 ans plus l'année en cours (ou toute période obligatoire selon les lois applicables), afin de pouvoir fournir aux autorités compétentes les documents justificatifs en cas de vérification. Durant cette période, l'accès à ces informations est restreint aux personnes autorisées ayant un besoin légitime (par ex. notre service de facturation ou comptabilité).

Communications et contentieux

Les messages échangés via la plateforme, ainsi que les informations sur les services rendus, peuvent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour traiter d'éventuelles plaintes, résoudre des litiges entre utilisateurs, ou assurer la défense des droits de Proprio360 (par exemple en cas de procédure judiciaire). Si vous supprimez votre compte, nous pourrions conserver certaines communications ou données pertinentes dans nos archives internes si une affaire est en cours ou potentielle, mais nous les conserverons uniquement le temps requis à cette fin.

Données techniques

Les journaux de connexion, adresses IP et autres données techniques collectées à des fins de sécurité ou d'amélioration du service sont généralement conservés pour des durées plus courtes. Par exemple, les logs de serveur pouvant contenir des adresses IP peuvent être gardés quelques mois pour l'analyse de performance et la détection d'anomalies, puis supprimés ou anonymisés. Certains événements de sécurité (tentatives de fraude, accès indus bloqués) peuvent être conservés plus longtemps (jusqu'à quelques années) dans un but de traçabilité et pour renforcer nos mesures de protection.

Au terme des durées de conservation définies, ou si les données n'ont plus lieu d'être conservées, nous procédons à leur suppression sécurisée ou à leur anonymisation irréversible. L'anonymisation rend les informations non identifiables à une personne particulière. Par exemple, nous pourrions conserver des statistiques globales d'utilisation après suppression des données personnelles identifiantes.

Si vous souhaitez connaître la durée de conservation appliquée à un type spécifique de donnée vous concernant, n'hésitez pas à nous contacter. En tout état de cause, nous adoptons une approche de minimisation : aucune donnée personnelle n'est conservée indéfiniment « juste au cas où », et nous revoyons périodiquement nos pratiques de conservation pour les ajuster aux principes légaux et aux besoins opérationnels.

Cookies et technologies similaires

Comme de nombreux sites web, Proprio360 utilise des fichiers témoins (« cookies ») et des technologies similaires (comme les balises web et le stockage local de votre navigateur) pour assurer le bon fonctionnement de la plateforme et améliorer votre expérience utilisateur. Un cookie est un petit fichier texte qui est placé sur votre appareil (ordinateur, mobile) lors de votre visite sur un site web, et qui permet de vous reconnaître d'une page à l'autre ou lors de visites ultérieures. Voici comment nous utilisons ces technologies :

Cookies strictement nécessaires

Ces cookies sont essentiels au fonctionnement du site et de nos services. Ils vous permettent, par exemple, de rester connecté(e) à votre compte pendant la navigation, de mémoriser le contenu de votre formulaire de demande en cours, ou d'assurer la sécurité de votre session. Sans ces cookies, certaines fonctionnalités de Proprio360 ne pourraient pas être fournies correctement. Par nature, ces cookies nécessaires ne collectent pas d'information à des fins marketing et ne peuvent pas être désactivés via notre bandeau de consentement car le site ne pourrait pas fonctionner normalement sans eux.

Cookies de performance et d'analyse

Nous pouvons utiliser des cookies ou outils d'analyse pour collecter des informations sur la façon dont les visiteurs utilisent la plateforme (par ex. pages les plus visitées, durée des visites, parcours de navigation). Ces données nous aident à comprendre l'usage qui est fait du service et à améliorer continuellement la plateforme. Par exemple, nous pourrions utiliser un outil d'analyse pour savoir combien d'utilisateurs consultent une nouvelle fonctionnalité et si celle-ci est jugée utile. Les informations collectées par ces cookies sont agrégées et ne visent pas à vous identifier personnellement. Dans certains cas, nous faisons appel à des services tiers pour ces analyses (par ex. Google Analytics ou équivalent), auquel cas les cookies peuvent être placés par ce tiers. Nous veillons à ce que ces outils respectent nos standards de confidentialité (par exemple, via l'anonymisation des adresses IP lorsque c'est possible).

Cookies de fonctionnalité

Il s'agit de cookies qui améliorent la convivialité du site en retenant certains de vos choix ou préférences. Par exemple, un cookie pourrait mémoriser votre langue d'affichage préférée (français) pour que vous n'ayez pas à la sélectionner à chaque visite. De même, si nous proposons à l'avenir une fonctionnalité de chat d'assistance, un cookie pourrait conserver l'historique de vos échanges avec le support.

Cookies de ciblage publicitaire (actuellement non utilisés)

Proprio360 ne diffuse pas de publicités tierces sur sa plateforme à l'heure actuelle et n'utilise donc pas de cookies publicitaires ou de profilage marketing. Si cela venait à changer, nous vous en informerions et vous auriez la possibilité d'accepter ou refuser ces cookies.

Votre contrôle des cookies

Lors de votre première visite sur Proprio360 (et périodiquement par la suite), un avis de cookies peut vous être présenté pour vous informer de l'utilisation de ces technologies. Conformément à la Loi 25, nous vous informons clairement des finalités des cookies utilisés et des moyens à votre disposition pour les contrôler. Vous avez le choix d'accepter ou de refuser les cookies non essentiels. Si vous refusez certains cookies optionnels, il est possible que certaines fonctionnalités améliorées du site deviennent indisponibles, mais le cœur du service restera accessible.

En outre, la plupart des navigateurs web vous permettent de gérer les cookies de manière granulaire. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il refuse tous les cookies ou qu'il vous alerte lorsqu'un cookie est déposé. Vous pouvez également supprimer les cookies déjà enregistrés via les paramètres de votre navigateur. Veuillez noter que si vous désactivez tous les cookies, y compris ceux strictement nécessaires, la plateforme Proprio360 pourrait ne pas fonctionner de façon optimale (par exemple, vous ne pourrez peut-être pas vous connecter ou soumettre de formulaire). Nous vous conseillons donc d'utiliser avec prudence les paramètres de blocage total des cookies, et plutôt de personnaliser vos préférences via notre outil de consentement ou votre navigateur pour les catégories non essentielles.

Pour les technologies similaires (comme le stockage local HTML5, les balises web intégrées dans nos emails, etc.), les principes ci-dessus s'appliquent également. Nous nous engageons à ne jamais utiliser ces technologies de suivi de manière intrusive, et toute utilisation visant à identifier, localiser ou profiler un utilisateur sera soumise à votre consentement préalable lorsque la loi l'exige.

Vos droits en matière de renseignements personnels

Proprio360 respecte les droits dont vous disposez sur vos renseignements personnels. En tant qu'utilisateur de notre plateforme (et particulièrement en tant que résident du Québec), vous bénéficiez des droits suivants, conformément à la Loi 25 et aux principes du RGPD, que nous nous engageons à honorer :

Droit à l'information

Vous avez le droit d'être informé de manière transparente sur les pratiques de Proprio360 concernant vos données. C'est précisément l'objet de cette politique de confidentialité de vous fournir toutes les informations pertinentes sur la collecte, l'utilisation, le partage, la conservation et la protection de vos renseignements personnels. Si quelque chose n'est pas clair, n'hésitez pas à nous poser des questions.

Droit d'accès

Vous pouvez demander à savoir quelles données personnelles nous détenons à votre sujet, et d'en obtenir une copie dans un format compréhensible. Sur demande, nous vous indiquerons les renseignements spécifiques que nous avons collectés, les finalités du traitement, les catégories de tiers avec qui ces données sont partagées, et vous fournirons soit une copie électronique ou papier de ces informations (sous réserve des exceptions légales). Ce droit d'accès vous permet de prendre connaissance et de vérifier les renseignements que nous avons en notre possession.

Droit de rectification

Si vous constatez que des renseignements personnels vous concernant sont inexacts, incomplets ou obsolètes, vous avez le droit de nous demander de les corriger ou de les mettre à jour. Par exemple, si votre numéro de téléphone a changé ou s'il y a une faute dans votre nom, nous corrigerons cela sur demande. De même, vous pouvez en tout temps mettre à jour certains de vos renseignements de profil via votre espace personnel sur la plateforme.

Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)

Vous pouvez nous demander la suppression de vos renseignements personnels dans certains contextes, par exemple si les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, si vous retirez votre consentement (et qu'il n'existe pas d'autre base légale au traitement), ou si vous estimez que vos données ont été traitées illicitement. Nous honorerons les demandes d'effacement dans la mesure permise par la loi. Notez que ce droit n'est pas absolu : si nous avons une obligation légale de conserver certaines informations (par ex. factures) ou un intérêt légitime impérieux à les garder (par ex. pour une action en justice en cours), nous pourrions devoir les conserver malgré votre demande, mais nous vous en expliquerons alors la raison. Si vous fermez votre compte Proprio360, la plupart de vos données personnelles seront supprimées comme indiqué à la section « Conservation des données », sauf exceptions légales.

Droit de retirer votre consentement

Pour tous les traitements de données que nous effectuons sur la base de votre consentement (par ex. réception de communications marketing, utilisation de certains cookies, etc.), vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait, mais signifie que nous cesserons l'activité concernée pour l'avenir. Par exemple, si vous ne souhaitez plus recevoir notre infolettre, vous pouvez vous désabonner via le lien prévu dans chaque courriel ou en ajustant vos préférences dans votre compte, et nous ne vous enverrons plus de courriels promotionnels par la suite.

Droit d'opposition

Dans certains cas, vous pouvez vous opposer à ce que nous traitions vos données personnelles. Ce droit s'applique lorsque le traitement est fondé sur notre intérêt légitime ou sur l'exécution d'une mission d'intérêt public. Si vous estimez que votre situation particulière justifie que nous arrêtions un traitement basé sur l'intérêt légitime, vous pouvez vous y opposer en nous expliquant vos raisons. Par exemple, si nous effectuons une analyse statistique de l'utilisation de la plateforme et que vous ne souhaitez pas que vos données soient incluses dans cette analyse, vous pouvez vous y opposer. Nous accèderons à votre demande sauf si nous avons des motifs légitimes et impérieux de continuer le traitement (par ex. sécurité ou prévention des fraudes) qui prévalent sur vos intérêts et droits, ou si les données sont nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.

Droit à la portabilité des données

Entré en vigueur en septembre 2024, ce droit vous permet de recevoir certaines de vos données personnelles dans un format électronique structuré et couramment utilisé, en vue de les transférer à un autre fournisseur de service si vous le désirez. Concrètement, sur demande, nous pourrions vous fournir les renseignements personnels que vous nous avez fournis (par ex. les données de votre profil, historique de transactions, etc.) dans un format standard lisible par machine (par ex. fichier CSV ou JSON), afin que vous puissiez les réutiliser ailleurs. Lorsque cela est techniquement réalisable, vous pouvez aussi nous demander de transmettre directement ces données à un tiers que vous identifiez (par ex. si un autre service analogue à Proprio360 ouvre et que vous voulez y importer vos données). Notez que ce droit à la portabilité s'applique aux données fournies activement par vous, ou générées par votre activité, mais pas aux données créées par Proprio360 (comme nos analyses internes) ni à celles déjà anonymisées.

Droit de ne pas faire l'objet d'une décision automatisée

Comme mentionné, Proprio360 ne prend pas de décisions vous concernant de façon purement algorithmique sans intervention humaine produisant des effets juridiques ou significatifs pour vous (par ex. il n'y a pas de système de notation automatique vous refusant l'accès au service). Si à l'avenir nous envisagions de telles pratiques, vous auriez le droit d'être informé de la logique sous-jacente et de l'importance et des conséquences prévues de ce traitement automatisé, ainsi que le droit de demander l'intervention humaine dans la prise de décision.

Droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle

Si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés ou que nous traitons vos renseignements personnels en violation des lois applicables, vous avez le droit d'adresser une plainte à l'autorité de protection des données compétente. Au Québec, il s'agit de la Commission d'accès à l'information (CAI). Vous pouvez contacter la CAI via son site web officiel ou par d'autres moyens mis à disposition pour déposer une plainte ou obtenir des renseignements sur vos droits. Nous vous encourageons toutefois, en premier recours, à nous contacter directement afin que nous puissions répondre à vos préoccupations et tenter de trouver une solution amiable.

Exercice de vos droits

Vous pouvez exercer les droits listés ci-dessus, sans frais, en nous contactant aux coordonnées fournies dans la section « Nous joindre ». Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, nous pourrions vous demander de vérifier votre identité (par exemple, en vous connectant à votre compte ou en fournissant des informations confirmant que vous êtes bien le titulaire des données concernées) avant de donner suite à votre demande. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais, et en tout état de cause dans les délais prévus par la loi (généralement, nous répondons à une demande d'accès ou de rectification dans un délai de 30 jours). Si pour une raison quelconque nous ne pouvions pas donner suite à votre demande (par exemple, si elle est manifestement infondée ou excessive, ou s'il existe une exception légale), nous vous en expliquerions les motifs et vous informerions de vos recours.

Mises à jour de la politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité peut être modifiée de temps à autre afin de refléter l'évolution de nos pratiques, de notre plateforme ou de nos obligations légales. En cas de mise à jour significative, nous vous en informerons par un avis approprié, par exemple via une notification sur notre site ou un courriel explicatif, et ce avant que les changements n'entrent en vigueur. Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette page pour vous tenir informé des dernières modalités en vigueur. La date de la dernière mise à jour figure en bas de cette politique. En continuant d'utiliser Proprio360 après l'entrée en vigueur de ces modifications, vous acceptez la politique telle que révisée. Bien entendu, en cas de désaccord majeur avec les changements apportés, vous aurez toujours la possibilité de cesser d'utiliser le service et de solliciter la suppression de vos données.

Nous joindre (Questions et demandes liées à la vie privée)

Proprio360 a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) conformément à la Loi 25. Cette personne est chargée de veiller au respect de nos engagements en matière de vie privée et de servir de point de contact pour toute question ou demande relative aux données personnelles.

Si vous souhaitez exercer vos droits, obtenir davantage d'informations sur nos pratiques de confidentialité, ou formuler une préoccupation/plainte, vous pouvez contacter notre RPRP aux coordonnées suivantes :

Nous traiterons votre demande avec sérieux et dans les meilleurs délais. Vous recevrez généralement une confirmation de réception sous quelques jours ouvrables, ainsi qu'une réponse substantielle au plus tard dans les 30 jours ou le délai prévu par la loi.

Si vous nous contactez par écrit (courriel ou courrier), merci de fournir suffisamment d'informations pour que nous puissions vous identifier et comprendre clairement votre requête. Par exemple, indiquez l'adresse courriel associée à votre compte Proprio360, et précisez le droit que vous souhaitez exercer ou la question que vous vous posez. Cela facilitera notre travail et nous permettra de vous répondre plus efficacement.

Enfin, pour plus d'information sur la protection des données en général, ou si vous souhaitez porter une préoccupation devant l'autorité compétente, vous pouvez joindre la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI). Le site web de la CAI (www.cai.gouv.qc.ca) fournit des outils et formulaires pour vous aider dans vos démarches.